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双进工作流解决方案

一、概述

目前在许多企业集团内部有一个需要解决的问题就是遍及全国的几十家之多多家分之机构和总部之间传递需要签署的企业内部文件繁多,基本都是利用传真件进行签署然后回传,这样一是传真件的管理比较困难,日后的查询不便,同时费用也是较大的,按照目前的使用情况,也就是一年大概要花费几十万元的传真费用,处理文档的费用也高的惊人,一个由规模的公司则在这方面人力财力的投入更大。

我们提供了一个基于互联网的解决方案来解决这样一个工作流的问题。简单地说,工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。我们可以将整个业务过程看作是一条河,其中流过的就是工作流。互联网的强大功能使很多企业充分利用了网络的优势,利用先进的计算机网络化管理系统及时发布企业动态信息,及时接收市场、客户的反馈信息,有效管理、处理企业内部各种信息。

二、目标

如果我们从系统功能角度对上述应用做一粗浅的分析,就会发现应用需求以及办公人员对信息处理的操作方式方面有着以下共同特点,这些功能需求是我们选择合适的系统必须考虑的判断依据:

  • 工作流自动化应用

几乎所有的业务过程都是工作流,应用系统的核心就是—内部公文审批流转处理等。每一项工作以流程的形式,由发起者(如文件起草人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理(如签署、会签),最终到达流程的终点(如发出文件、归档入库)。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的,通过数据库管理工作流信息,通过电子邮件推动工作流程,提供手机短消息的提醒功能,主动与被动相结合,并对协同工作和移动办公方式完全支持。

  • 经常使用的电子邮件功能

信息是日常工作、决策科学化的基础。电子邮件系统(以及更加广泛意义上的报文传递系统)作为信息传递与共享的工具,满足系统最基本的通信需求。换言之,电子邮件系统是基础通信系统。每一个用户通过关注自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作,而不必经常性地来回检查不同的应用系统,看看哪些是需要处理的工作。

  • 强大的数据处理和查询功能

很多信息的表达与处理方式的要求,是不同于传统数据类型的。处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现,因此工作流系统是典型的文档处理系统。虽然文档数据库一般都包含了对传统数据类型的存储、处理运算能力,但是大量、高强度的数据统计和运算、分析能力往往是其不足之处。系统针对工作流的具体需求,提供对各种数据的高效率存储,检索和管理功能。

  • 强大的安全保密功能

安全性的完整实现依赖于制定和执行严格的规章制度与管理规范。工作流所处理的信息一般涉及单位的机密,而且不同的工作人员在不同的时刻对工作信息的处理权限也是不同的,因此安全控制、保密功能成为工作流得以投入使用的先决条件。系统的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大,难以被攻破,而且也必须足够灵活,方便使用者掌握和利用。

  • 与其它软件系统的集成

办公自动化系统决不是独立的应用系统。在任何一个单位内部都存在着其他业务应用系统,办公自动化系统作为企业内部网(Intranet)的重要应用已经跨越到与Internet相连接,包括电子邮件、Web发布等等,与外部网络世界实现沟通和共享,对外宣传展示自己,还可进一步提供网络服务,为下一步电子商务的全面实施打好基础。

三、系统特点

  • 简单易用   

系统具有具有易用性,非常容易实施。无须专业的技术人员就可操作、维护。从而更易为使用者所接受,降低推广难度,减少培训的工作量,在最短的时间内让非专业人员轻松上手。系统强调的用户界面的友好性和易用性。

  • 手写签名和电子印章

可以针对在系统中流转的Word文档,进行手写签批和签盖电子印章,同时签署过意见的Word文件在以后的流程中就不能进行篡改了以确保内容的安全性。

  • 高度灵活性与可自定义性

系统提供了高度的灵活性和可扩展性。用户可以进行工作流设置,使所有使用人员能够按照自己的业务流程随心所欲的设置各种工作流,包括发文、收文、审批、签发等通用工作流和结合自身业务特点的业务工作流。

  • 全面支持Internet/Intranet

基于B/S架构的系统,面向Intranet/Internet,具有内在的支持WWW协议的功能,能够通过该系统轻松的实现随时随地的移动办公。同时,利用Web服务和TCP/IP协议,实现跨地区办公,整合系统的资源,实时在线办公,提高办公效率。

  • 短消息的提醒功能

通过设置,可以通过短消息的提醒机制,来催促流程的进行,利用多种方式来提高工作的整体效率。

  • 严密的多级管理权限功能

根据操作人员的等级,实现多级权限管理员,保证了多层次的系统安全等级。

四、功能模块介绍

一、日常办公

日常办公模块是各个员工共有的办公管理模块,全面真实的结合了当前单位办公中的主要事务处理的过程和内容。

流程的自定义。任何工作流的形成都是需要不同角色的工作人员共同参与构成的,那么日常的工作可以通过归纳整理,将不同类型的协同工作定义成数字化的工作流,结合日常使用的规范格式的报表模板,在系统中定义出各种工作流。这个过程叫做工作的自定义,以后公司内部开展工作,就是按照这个流程来进行协同工作,系统会自动跟踪、分发、提醒各流程节点上的员工去参与各项工作。双进工作流系统提供了强大的工作流的自定义功能,能方便地和Word文档进行结合,同时自定义的各种要素可以深入到Word内部,也就是需要用户输入的关键词内容可以直接带入到Word文档里面。

在流程的签批顺序上,提供两种方式:

一、自动类型,就是工作流按照事先自定义的流程去流转,可以固定指派签批顺序,也可以在会签的时候,任意此节点参与会签的人员都无顺序地进行签批。

二、自由指定类型,也就是这种类型的工作流,需要人员去干预流程的走向,属于特殊类型的工作流。

公文管理模块: 包括公文起草、签办、公文的跟踪运转以及办毕文件的归档处理。根据工作流的定义权限,不同角色的人员可以发起各类工作流,再发送给下一个节点,由下一节点的工作人员填写拟办意见、会办意见及其他信息等。 在公文的整个审批流程结束后,将被自动发送到起草人员的节点上,同时参与该工作流的人员在自己的历史工作记录中是可以查看到该文档的,可以也可以将该文发送到公用模块上,以进行归档管理,让没有参与该流程的其他人员也能检索到该文档。

公文管理模块在网上实现来文的签收、批分、圈阅、批阅、承办、会办、退回、强制收回等工作,领导可以直接使用手写板或者数位屏在WORD上进行签批,同时可以保存到后台系统,以便后续流程查看领导的笔迹留痕。系统自动利用站内短信或者手机短信息完成办理过程中的超期提示、催办、办结通知,以加快办理过程。从来文登录到归档立卷,系统为您减轻工作负担,真实记载公文办理的轨迹,提高了工作效率。同时,利用数据库自动保存整个处理流程,并提供方便的全文检索功能,既保证所有数据都记录在案,又解决了历史文档难以追朔的难题。

在流程中的Word文档,是可以利用手写板或者数位屏进行手写笔迹签批功能和签署电子印章功能的。凡是签署过手写意见或者电子印章的Word文档,其内容是不能再进行篡改的,以确保信息的安全。根据具体情况,我们推荐综合地配置不同设备来实现不同的功能,在总部可以考虑配备一定数量的手写板给领导使用,领导利用手写签批功能在公文上签署意见;其他部门和分支机构,我们推荐使用电子印章进行签批工作,电子印章是利用电子印章生成器在有水印的底纹上签署自己的名字,然后将该名字的矢量信息保存到特殊的设备上,以方便下次调用。我们提供类试U盘大小的Ekey作为电子钥匙。

eKey(智能密码钥匙)是集智能卡和USB接口技术于一体的安全设备。它具有数字签名、数据加解密和证书存储等功能,适用于电子政务、电子商务、信息保密、网上银行等应用领域。eKey系列产品是现代计算机网络中很好的客户端信息安全产品,可为建立系统的安全平台提供快捷、安全的客户端解决方案。

二、公用信息

公共信息是用于企事业单位内部进行信息发布、信息共享的场所。

信息平台 功能概述: 信息平台是一个复合式的信息库系统,配合当前国际流行的知识库管理形式,能够通过信息平台提供各类需要的政策法规、单位公报、事务信息、文件、机构信息、人事信息、国内外新闻、列车时刻表、航班信息以及其他各种需要随时查看和调阅的信息。 系统利用了全文检索的最新技术,提供了所有文件信息的存储和检索,为领导和职员的办公和决策提供了充分的参考信息。可以说,信息平台也是一个所有人交流的桥梁。 模块通过一套完整的权限管理系统,能够具体到每个人的读写,修改和只读权限,使信息的安全性得到非常好的保护。 信息平台可以根据特定的需要把系统划分成如下几个部分,分门别类的进行相关的信息采集和发布。

信息平台的架构是可以自定义的,可以按照分支机构来设置,这样比较形象地表达了企业内部的结构,同时也能方便地检索查看各部门的情况。

三、电子论坛

功能概述: 为用户提供一个相互学习和交流的场所,用户可以随时进入感兴趣的话题,参加讨论和交流。可以设定讨论范围,实现讨论组功能,还可以建立新的讨论话题。 具体内容: 按照话题内容划分讨论区,设置讨论区主管,监管讨论区内的文章。 设置精华区,可以把有意义的套路内容摘录到精华区中。以便于大家查看。 内容查询:按照日期、发表人、内容全文索引等进行组合模糊查询。

四、个人办公

个人办公模块充分体现了每个人日常办公中的方方面面的管理。不仅仅是工作内容,该模块的设置提供了许多人性化的功能,让日常办公不再枯燥闭塞。 个人办公模块主要包括的内容有:

电子邮件

电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能,通过电子邮件可以方便地起草、发送电子邮件,浏览接收到的电子邮件并分类存档,可以实现各类信息在单位各部门及个人之间进行快速、高效、安全的传递,此外还可以连接国际互联网实现全球化通信。

2、个人联系和工作安排

用于安排个人的各种活动。日程安排主要用于提供活动时间表,确保按时参加各项活动。可以根据安排自动提醒今日要进行的各项活动,可以总结并打印出本人在任意时段的活动大事记。

3. 人员在线交流

通过本模块,单位人员之间可以随时进行查询和交流。通过查询相关人员的目前状态(出差、请假、在岗、离线等),可以随时得知对方的情况。同时,利用在线实时发送消息,避免了电话的唐突和对周围的影响,也可以进行一些单对单的信息交流。

五、系统配置

  • 定制公文类型

可以设置所有新建公文的时候用户可以选择的公文模板格式。这些格式可以使用Word来进行生成,导入,并设置公文图标。

  • 公告栏管理

 用于发布重要信息和通知,清理公告栏里的过期信息等。

  • 系统帐号管理

 用于给所有在人事管理里面添加了资料的人员分配登录帐号。考虑到中文帐号的不可管理因素,对每个人员都要分配一个系统登录帐号以及其密码。这个帐号只能唯一对应一个在人员管理里面的设置的人员。

4、交流论坛管理

主要用于对信息论坛的数据进行整理,使版面保持干净。同时能够对版面进行各种管理。

5、菜单管理

 系统管理员可以根据单位的具体情况,对每个用户能使用的菜单进行配置,使确保每个用户的使用权限。

6、短消息的提醒功能

通过设置,可以通过短消息的提醒机制,来催促流程的进行,利用多种方式来提高工作的整体效率。

五、技术服务计划

本公司是专业计算机软件开发和系统集成公司。在软件开发方面积累了丰富的经验。为确保最终用户项目调研至建成的过程顺利进行,我们竭诚为用户提供优质的技术服务。选拔经验丰富的工程技术人员作为售前、售后技术服务工程师及技术培训教员。构成完整的售前、售后及培训的服务体系,满足用户高标准的技术要求。

售前、售后义务技术咨询

用户构想技术方案和拟定技术要求期间,提供满足用户要求的最新的计算机信息及技术的介绍,推荐国内外成功的信息管理范例,解答在技术和应用方面的疑问,提出切实可行,具有良好性能价格比的技术参考方案,帮助用户开阔思路,拟订出合理的技术要求。

系统安装之后,良好的技术服务是保护用户投资,发挥系统效率不可缺少的保证。技术服务人员随时解答用户在系统使用过程中遇到的技术问题,提出妥善的解决办法。以丰富的维护经验向用户提出建议,及时向用户介绍最新技术信息,帮助用户在使用过程中进一步了解和掌握最新的管理方法,发挥系统的全部功能潜力。

系统安装试运行

本公司负责安装和调试。安装结束随即开始调试和试运行,使整个系统处于正常的工作状态,接受以双方认可的验收标准验收,确保验收通过的系统进入正常工作状态。

技术维护

本公司对所提供的软件和系统,自验收之日起一年免费维护。在期限内,利用电话或现场访问等多种方式进行服务,所有由于设计质量问题而导致的故障将得到免费维护,保证系统正常工作。技术维护内容包括:

定期电话访问

定期了解系统的使用情况,及时听取客户对系统工作状况的意见,帮助用户合理地使用计算机信息系统。

定期走访用户

定期走访用户。查找影响使用的不良因素,纠正不妥当的使用和维护方法。防患于未然,避免不必要的故障发生。

热线服务

设立电话服务热线,及时作出反应。售后技术服务工程师将及时赶赴故障现场,做出准确的诊断。热线电话:025-84535180。

 

 
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