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目前在许多企业集团内部有一个需要解决的问题就是遍及全国的几十家之多多家分之机构和总部之间传递需要签署的企业内部文件繁多，基本都是利用传真件进行签署然后回传，这样一是传真件的管理比较困难，日后的查询不便，同时费用也是较大的，按照目前的使用情况，也就是一年大概要花费几十万元的传真费用，处理文档的费用也高的惊人，一个由规模的公司则在这方面人力财力的投入更大。
我们提供了一个基于互联网的解决方案来解决这样一个工作流的问题。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。我们可以将整个业务过程看作是一条河，其中流过的就是工作流。互联网的强大功能使很多企业充分利用了网络的优势，利用先进的计算机网络化管理系统及时发布企业动态信息，及时接收市场、客户的反馈信息，有效管理、处理企业内部各种信息。
如果我们从系统功能角度对上述应用做一粗浅的分析，就会发现应用需求以及办公人员对信息处理的操作方式方面有着以下共同特点，这些功能需求是我们选择合适的系统必须考虑的判断依据：
几乎所有的业务过程都是工作流，应用系统的核心就是—内部公文审批流转处理等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，通过数据库管理工作流信息，通过电子邮件推动工作流程，提供手机短消息的提醒功能，主动与被动相结合，并对协同工作和移动办公方式完全支持。
信息是日常工作、决策科学化的基础。电子邮件系统（以及更加广泛意义上的报文传递系统）作为信息传递与共享的工具，满足系统最基本的通信需求。换言之，电子邮件系统是基础通信系统。每一个用户通过关注自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，看看哪些是需要处理的工作。
很多信息的表达与处理方式的要求，是不同于传统数据类型的。处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此工作流系统是典型的文档处理系统。虽然文档数据库一般都包含了对传统数据类型的存储、处理运算能力，但是大量、高强度的数据统计和运算、分析能力往往是其不足之处。系统针对工作流的具体需求，提供对各种数据的高效率存储，检索和管理功能。
安全性的完整实现依赖于制定和执行严格的规章制度与管理规范。工作流所处理的信息一般涉及单位的机密，而且不同的工作人员在不同的时刻对工作信息的处理权限也是不同的，因此安全控制、保密功能成为工作流得以投入使用的先决条件。系统的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。
办公自动化系统决不是独立的应用系统。在任何一个单位内部都存在着其他业务应用系统，办公自动化系统作为企业内部网（Intranet）的重要应用已经跨越到与Internet相连接，包括电子邮件、Web发布等等，与外部网络世界实现沟通和共享，对外宣传展示自己，还可进一步提供网络服务，为下一步电子商务的全面实施打好基础。
系统具有具有易用性，非常容易实施。无须专业的技术人员就可操作、维护。从而更易为使用者所接受，降低推广难度，减少培训的工作量，在最短的时间内让非专业人员轻松上手。系统强调的用户界面的友好性和易用性。
可以针对在系统中流转的Word文档，进行手写签批和签盖电子印章，同时签署过意见的Word文件在以后的流程中就不能进行篡改了以确保内容的安全性。
系统提供了高度的灵活性和可扩展性。用户可以进行工作流设置，使所有使用人员能够按照自己的业务流程随心所欲的设置各种工作流，包括发文、收文、审批、签发等通用工作流和结合自身业务特点的业务工作流。
基于B/S架构的系统，面向Intranet/Internet，具有内在的支持WWW协议的功能，能够通过该系统轻松的实现随时随地的移动办公。同时，利用Web服务和TCP/IP协议，实现跨地区办公，整合系统的资源，实时在线办公，提高办公效率。
通过设置，可以通过短消息的提醒机制，来催促流程的进行，利用多种方式来提高工作的整体效率。
根据操作人员的等级，实现多级权限管理员，保证了多层次的系统安全等级。
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